Tämä tietosuojailmoitus sisältää Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot, jotka tulee toimittaa rekisteröidylle. Tässä ilmoituksessa kerrotaan mm. miten keräämme, käytämme, luovutamme ja säilytämme henkilötietoja Suomen ympäristökeskuksessa (Syke).
Sykellä on oikeus tehdä teknisiä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen ilmoittamatta siitä etukäteen rekisteröidyille.
Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Suomen ympäristökeskus Syke
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://turvaviesti.ymparisto.fi/
Puh. 0295 252 001
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt
suunnittelija Minna Wasenius
etunimi.sukunimi@syke.fi, +358 295 251 730
Syken tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava:
Juha Ruotsalainen
tietosuojaSYKE@syke.fi
Käsittelyn peruste / Mihin käsittelymme perustuu
Käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta), joka kerätään koulutukseen tai muuhun tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Syken henkilöstön henkilötietojen käsittely perustuu kuitenkin ensisijaisesti työsuhteeseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
Koulutuksiin osallistuminen edellyttää tässä tiedonannossa eriteltyjen henkilötietojen antamista.
Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset
- Kerättäviä henkilötietoja ovat osallistujan nimi, tehtävänimike, organisaatio, erikoisruokavalio, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- Käytämme henkilötietoja koulutusten ja tilaisuuksien hallinnoimiseen sekä palvelun kehittämiseen.
- Syke käyttää erikseen samassa yhteydessä annetulla suostumuksella sähköpostitiedottamiseen tulevista koulutuksista.
- Tiedot kerätään pääasiallisesti Syken koulutustietojärjestelmään, mutta ilmoittautumisia kerätään myös muilla palvelulla (esim. Webropol). Käytettävä järjestelmä ilmenee ilmoittautumisen yhteydessä.
- Syken koulutustietojärjestelmän ja muiden ilmoittautumiseen käytettävien järjestelmien palveluntarjoajien henkilöstöllä on myös pääsy henkilötietoihin. Palvelun tarjoaja on tietosuojaasetuksen mukainen henkilötietojen käsittelijä, jonka tulee noudattaa Syken sille antamia ohjeita henkilötietojen käsittelyssä.
Henkilötietojen lähteet
Koulutukseen ilmoittautuvat itse täyttävät tai heidän valtuuttamansa henkilö täyttää tai toimittaa tiedot järjestelmään.
Henkilötietojen vastaanottajat
Syken valmennuksien/koulutuksien/tapahtumien hallinnointiin osallistuvien lisäksi järjestelmien palveluntarjoajien henkilöstöllä on myös pääsy henkilötietoihin. Palveluntarjoajat ovat tietosuojaasetuksen mukaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat Syken niille antamia ohjeita henkilötietojen käsittelyssä.
Lisäksi Syke saattaa luovuttaa henkilötietoja edelleen yhteistyökumppaneille.
Henkilötietojen suojaaminen
Syken koulutustietojärjestelmän osalta henkilötiedot säilytetään ulkoistetussa Visma Aquila Oy:n eTaika -palvelussa (käyttäjällä on pääsy palveluun käyttöliittymän kautta osoitteesta www.syke.fi/koulutus). Yhteys palveluun on SLL-suojattu. Tietoja pääsevät käsittelemään vain Syken koulutuspalvelut sekä koulutusten ja tapahtumien hallinnointiin valtuutetut henkilöt Sykessä.
Webpropol-palvelun osalta henkilötiedot säilytetään ulkoistetussa Webropol-palvelussa (www.webropol.fi). Yhteys palveluun on SLL-suojattu. Tietoihin pääsee käsiksi vain nimetyt, Syken kyseisten koulutusten hallintaan liittyvät henkilöt Sykessä.
Suomen ympäristökeskus (Syke) rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.
Henkilötietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään tarvittava aika, jotta Syke voi täyttää tässä tiedonannossa kuvatut käsittelyn tarkoitukset. Arkistonmuodostamissuunnitelman mukaisesti tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua koulutukseen osallistumisesta.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi
Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelyn tilaisuuksiin ja tapahtumiin liittyvän ilmoittautumiskäytännön käytön yhteydessä. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä ne yhteyshenkilölle tai Syken tietosuojavastaavalle.
Sinulla on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet
- Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.
- Sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi.
- Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
- Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Lisäksi Syken ulkopuolisilla henkilöillä on seuraavat rekisteröidyn oikeudet:
- Sinulla on oikeus koska tahansa peruuttaa antamasi suostumus.
- Sinulla on oikeus henkilötietojesi poistamiseen ja niiden käsittelyn rajoittamiseen. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää tietojesi siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Syken ulkopuolinen henkilö voi pyytää koska tahansa tietojensa poistamista, jolloin myös koulutustietojärjestelmän historiatieto poistuu. Tietojen poistamisen jälkeen Sykellä ei ole mahdollista antaa osallistumistietoja henkilöille.