Tämä tietosuojailmoitus sisältää Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot, jotka tulee toimittaa rekisteröidylle. Tässä ilmoituksessa kerrotaan mm. miten keräämme, käytämme, luovutamme ja säilytämme henkilötietoja Suomen ympäristökeskuksessa (Syke).
Sykellä on oikeus tehdä teknisiä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen ilmoittamatta siitä etukäteen rekisteröidyille.
Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Suomen ympäristökeskus (Syke)
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://securemail.ymparisto.fi
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt:
Sini Korpela
johtava juristi
etunimi.sukunimi@syke.fi
Tietosuojavastaava
Juha Ruotsalainen
tietosuojaSYKE@syke.fi
Käsittelyn peruste / Mihin käsittelymme perustuu
Käsittelemme henkilötietojasi seuraavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta): Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 1171/2022.
Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset
Kerättäviä henkilötietoja koskevat ryhmät ja tiedot ovat:
- Whistleblower-ilmoituskanavaan ilmoituksen tehnyt henkilö
- Ilmoituksen kohteena oleva henkilö
- Muu ilmoituksessa tai selvitysprosessissa esiin tullut henkilö (esim. todistaja, kuultava, muu sivullinen)
- ilmoittajan antamat omat yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti)
- ilmoittajan väärinkäytöksen kuvaukseen sisällyttämät henkilötiedot
Tiedot voivat sisältää erityisiä henkilötietoja (esim. henkilön terveydentilaa koskevia tietoja), rikos- tai rikkomustietoja siltä osin kuin näitä selvitysprosessissa nousee esiin. Lähtökohtaisesti näitä henkilötietoryhmiä ei käsitellä. Ilmoituskanavan ohjeistus kehottaa ilmoittajaa rajaamaan henkilötiedot vain välttämättömiin, mutta koska ilmoittaja voi itse syöttää tietoja, ei rekisterinpitäjällä ole mahdollisuutta rajoittaa mitä henkilötietoa, myös mahdollisesti erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellään.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat:
Whistleblower-ilmoituskanavan ilmoitusten käsittely ja
Syke informoi alla olevien henkilöryhmien edustajia näiden henkilötietojen käsittelystä ilmoituksen vastaanottamisesta ja/tai henkilötietojen käsittelyn aloittamisesta. Ilmoittamisesta voidaan poiketa, jos se on välttämätöntä rikosten ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi (tietosuojalaki 33 §).
Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.
Henkilötietojen lähteet
Käsiteltävät henkilötiedot tiedot kerätään Whistleblower-ilmoituskanavan ilmoituksista.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei anneta ilmoituskanavan kautta tai muutoin väärinkäytöksen selvitysprosessin läpiviemiseksi Syken ulkopuolelle. Rikosepäilyt selvitysmateriaaleineen voidaan siirtää esitutkintaviranomaisille (poliisi) tai muille toimivaltaisille viranomaisille
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli yksittäistapauksessa tästä on tarve poiketa, siirrossa nojataan tietosuoja-asetuksen V luvun siirtoperusteisiin, tyypillisesti joko komission riittävyyspäätökseen kohdemaan suojatasoa koskien tai komission mallilausekkeisiin, jolloin siirron lainmukaisuus arvioidaan.
Henkilötietojen suojaaminen
Suomen ympäristökeskus (Syke) rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.
Whistleblower-ilmoituskanavan ja ilmoitusten selvittämisprosessin henkilötiedot käsitellään luottamuksellisesti ja vain tähän tarkoitukseen osoitetussa tietoturvallisessa käsittely-ympäristössä. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä Syken työntekijöillä, joilla on tarve saada tietoja selvityksen suorittamiseksi tai mahdollisten seuraamusten toimeenpanemiseksi. Whistleblower-ilmoituskanavaan pääsy on rajattu nimetyille henkilöille.
Henkilötietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään tarvittava aika, jotta Syke voi täyttää tässä ilmoituksessa kuvatut käsittelyn tarkoitukset. Tiedot poistetaan välittömästi käyttötarkoituksen lakattua.
Jos selvitysprosessia ei aloiteta, 60 päivää tätä koskevasta päätöksestä. Mahdollisten vastatoimiväitteiden vuoksi ilmoituksesta säilytetään tunnistetiedot väitteille säädettävä kanneaika huomioiden.
Jos selvitysprosessi aloitetaan
Ilmoitus ja selvitysaineisto säilytetään 5 vuotta ilmoituksen vastaanottamisesta, ellei asiaan olennaisesti liittyvät jatkotoimet ole kesken tai pidempi säilyttäminen ole tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Mikäli jokin henkilötieto ei ole ilmoituksen käsittelemiseksi tai selvitysprosessissa muutoin tarpeellista, se poistetaan käsiteltävästä aineistosta tätä aikaisemmin välittömästi. Ilmoituksille tehdään vastaanottotarkastus, jossa tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi
Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käytöstä. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä ne yhteyshenkilölle tai Syken tietosuojavastaavalle.
Sinulla on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet
Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä kohdassa Rekisterinpitäjä ja Tietosuojavastaava mainituille henkilöille.
Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu. Lisäksi sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä.
Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen on Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768